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OGGETTO: Progetto Semplific@uto – Avvio piano di diffusione delle procedure e dei processi di digitalizzazione/dematerializzazione delle formalità PRA. Istruzioni operative per l’attivazione degli STA esterni.

Automobile Club d'Italia
Servizio gestione PRA
Protocollo Uscita 055/0007850/15

Data 05/10/2015

Lettera circolare

OGGETTO: Progetto Semplific@uto – Avvio piano di diffusione delle procedure e dei processi di digitalizzazione/dematerializzazione delle formalità PRA. Istruzioni operative per l'attivazione degli STA esterni.

Come noto, il Progetto Semplific@uto prevede la digitalizzazione della documentazione necessaria alla presentazione delle formalità al PRA, con la conseguente possibilità di trasmissione telematica della stessa da parte degli STA, unitamente al rilascio, a quest’ultimi, di nuove funzioni e servizi on-line per l’ottimizzazione dei processi operativi.
Facendo seguito alla L. C. n° 7641 del 28/09/2015, con la presente L.C., vengono fornite indicazioni sul piano di progressiva diffusione, in tutte le Province, delle suddette nuove procedure/funzioni di Semplific@uto nonché sulle modalità di adesione alle stesse da parte degli STA.

1. IN COSA CONSISTONO LE PROCEDURE DI SEMPLIFIC@UTO E I NUOVI SERVIZI ON-LINE
I documenti costituenti il fascicolo PRA sono introdotti nel Sistema in modalità dematerializzazione/digitale tramite la procedura AO-STA (con estensione ".p7m", cioè firmati digitalmente dal Titolare dello STA); la predisposizione del cd. "fascicolo digitale" può essere effettuata dagli STA aderenti non solo manualmente ma anche in modalità Web Services, ossia tramite interfaccia con gli applicativi cd. Gestionali in uso c/o i medesimi Punti di Servizio.
A tale riguardo, sin dal mese di Luglio, sono stati forniti a tutte le SW HOUSE i Manuali con le specifiche tecniche e messo a disposizione un ambiente di collaudo riservato alle stesse.
Inoltre, sempre con riferimento alle formalità STA e/o Copernico richieste dagli STA, i fascicoli digitali sono archiviati negli Uffici ACI tramite il processo di cd. "conservazione elettronica a norma di legge" (secondo le regole tecniche dettate dal DPCM del 23/11/2014) e, pertanto vanno a sostituire il fascicolo cartaceo.
L’introduzione di tale nuova ottimizzazione procedurale comporta sia per gli STA aderenti, che per i relativi PRA cd. di riferimento, una modifica delle rispettive attività operative correlate alla gestione della comunicazione. Infatti, gli operatori PRA, attraverso la funzione di CONVALIDA DIGITALE, effettuano l’esame della documentazione a supporto delle formalità sulla base delle immagini a video.
Da parte dello STA, non è più necessario consegnare al PRA l’intero fascicolo ma, secondo le disposizioni normative vigenti in materia, i soli atti redatti in forma di scrittura autenticata (naturalmente solo se presenti all’interno del fascicolo), per una successiva fase di verifica delle conformità riservata ai Funzionari PRA, necessaria per poter poi procedere alla citata conservazione a norma degli atti in oggetto.
Da Febbraio 2016 sarà possibile per gli STA formare l’atto di vendita direttamente in modalità digitale e pertanto verrà meno la necessità della consegna al PRA del documento cartaceo.
Ovviamente, deve continuare ad essere consegnata al PRA la documentazione e il materiale DT relativo alle formalità di radiazione (targhe, Carte di Circolazione, ecc.).
Allo scopo di gestire in modo corretto e supportato da procedura l’attività di consegna al PRA di riferimento dei sopracitati documenti, è stata sviluppata una nuova applicazione SW denominata GESTIONE CONSEGNE (sia lato PdS, sia lato PRA), che sostituisce l’attuale procedura GPS in uso presso gli Uffici periferici.
Ulteriore elemento di novità è costituito dalla tempistica; infatti, la dematerializzazione dei fascicoli e l’apposizione della firma digitale da parte dello STA consentono di differire la consegna dei documenti sopra citati (gli atti nella forma di private scritture autenticate native cartacee e i documenti di competenza DT) che, anziché avvenire il giorno successivo l’invio della formalità, viene effettuata, cumulativamente, con cadenza quindicinale.
A tale riguardo, con specifica lettera circolare, successivamente inviata, saranno fornite indicazioni più puntuali sulle nuove procedure e sui nuovi processi operativi che gli Uffici periferici dovranno adottare mano a mano che sul proprio territorio verranno attivati gli STA "digitali".
Con tale circolare verranno anche forniti i Manuali d’uso e le indicazioni sugli slep di addestramento organizzativo e operativo per il personale degli Uffici periferici.
Infine, gli STA "digitali" dispongono di nuove funzionalità, ulteriori rispetto a quelle già in uso, in particolare sono resi disponibili i seguenti servizi:
a) rilascio in via remotizzata, direttamente on-line, dei Certificati cronologici;
b) gestione atti o documenti digitali (operativo da febbraio 2016) con pre-compilazione e controlli operativi dei Sistemi PRA;
c) storage gratuito della documentazione digitale relativa alle formalità presentate dallo Studio di Consulenza (e di altra documentazione, es. DT), con la possibilità di consultazione per un periodo di 10 anni
d) gestione in via remotizzata di ulteriori tipologie di formalità Copernico di seguito specificate:
26 – costituzione usufrutto;
27 – cessione/proroga usufrutto;
28 – estinzione usufrutto;
32 – cancellazione PRD;
36 – proroga PRD;
41 – trasferimento di residenza;
43 – variazione caratteristiche tecniche.
In un momento successivo sarà "remotizzata" anche la formalità di cancellazione del Fermo amministrativo.
e) "Verifica Certificato di Proprietà", utile per verificare, preventivamente alla presentazione di formalità telematiche, se il CdP esibito dall’utente risulti coerente con le informazioni contenute nell’Archivio PRA (o se, viceversa, sussistano impedimenti che potrebbero condurre alla ricusazione della formalità stessa).
In particolare, tramite la digitazione di alcuni dati, la funzione permette di visualizzare le informazioni presenti in Archivio PRA in relazione al CdP, nonché di verificare se il numero tipografico del CdP rientra nelle gamme dei modelli NP-1 risultanti essere stati rubati o smarriti.
Per le istruzioni operative sull’utilizzo delle suddette funzioni, si rimanda a Manuali d’uso pubblicati sul Portale STA che costituiscono parte integrante della presente circolare:
• Processo di lavorazione formalità dematerializzate – Istruzioni di servizio – Punti di Servizio STA contenente anche indicazioni sulle dotazioni HW/SW minime necessarie;
• Manuale utente – Acquisizione ottica STA – Punti di Servizio;
• Manuale utente – Gestione Consegne – Punti di Servizio;
• Manuale utente – Verifica Certificato di Proprietà.

2. COME SI DIVENTA STA DIGITALE
Sul Portale dei Servizi STA è disponibile una specifica applicazione denominata ADESIONI PUNTO DI SERVIZIO DIGITALE che consente di scaricare l’istanza di adesione a Semplific@uto e il relativo Disciplinare contenente le regole minime atte a garantire che il processo operativo si svolga in sicurezza e nel rispetto delle norme.
Sinteticamente, l’istanza di adesione deve essere:
• scaricata sul proprio PC;
• firmata digitalmente dal Titolare dello STA;
• inviata al PRA di riferimento con la medesima procedura, nel corso della stessa giornata.
La Procedura personalizzata l'Istanza a seconda che lo STA aderente abbia preventivamente sottoscritto il contratto “Visure On-Line” con ACI (in tale caso, viene predisposta anche la relativa integrazione contrattuale per il servizio CRONO ON LINE).
Sempre a tale proposito, per gli STA aderenti ad un Polo Telematico (es. SERMETRA; ISACO, AVANGRADE, ecc.) il rapporto contrattuale sarà gestito dal Polo che fatturerà direttamente gli importi dei certificati cronologici.
In ogni caso, per l’utilizzo della suddetta applicazione si rimanda alle istruzioni operative descritte nella GUIDA ON LINE- ADESIONI PUNTO DI SERVIZIO DIGITALE.
La procedura ADESIONI richiede l’inserimento di alcuni dati da parte dello STA allo scopo di garantire una tempestiva attivazione con un efficiente servizio di assistenza tecnica. In particolare, viene anche richiesto di indicare una data "preferibile" di attivazione del PdS come STA "digitale" ma quella di attivazione effettiva dipenderà dal Piano predisposto da ACI (su base territoriale). Tale data sarà comunicata allo STA mediante BANNER almeno 14 giorni prima. Gli Uffici Periferici ACI di Riferimento riceveranno apposita comunicazione via mail sempre con un preavviso di 14 giorni.

3. STRUMENTI DIVULGATIVI
Al fine di consentire agli STA la migliore conoscenza delle nuove funzioni e le opportunità di miglioramento dei propri processi lavorativi derivanti dalle procedure di Semplific@uto. ACI ha sviluppato un apposito Sito internet (www.operatori.semplificauto.it), contenente una serie di "strumenti multimediali" e corsi di autoapprendimento dei fascicoli PRA, sui nuovi servizi on-line e sulle citate modalità di adesione.
Un ruolo importante ai fini della divulgazione riviste anche la "brochure" informativa che gli Uffici periferici ACI hanno ricevuto con l’indicazione di procedere alla consegna agli STA del territorio.

4. PIANO E MODALITÀ DI DIFFUSIONE SUL TERRITORIO
Completata, con esito positivo, la sperimentazione delle nuove procedure nelle Province pilota di Roma, Chieti, Cosenza e Pordenone, dal 10 Ottobre 2015, a partire da tali 4 Province, inizia il piano di diffusione sul territorio il cui completamento avverrà entro Aprile 2016, con riserva di aggiornamento sulla base delle adesioni che perverranno.
In allegato viene fornito il piano relativo ai mesi di Ottobre e Novembre 2015 (All. A), al quale faranno seguito ulteriori slep di pianificazione o di aggiornamento che saranno comunicati, mano a mano, mediante pubblicazione sul Portale STA.
Sotto il profilo della modalità ACI organizzerà, in ogni Provincia, un doppio livello di incontri con gli STA.
Una prima sessione informativa, che si svolgerà nella giornata di sabato mattina, riservata ai Titolari degli STA, finalizzata ad illustrare gli obiettivi del Progetto, i benefici sui processi qualitativi/quantitativi per gli Studi di Consulenza/Delegazioni A.C., i nuovi servizi on-line, con visibilità degli ulteriori step di evoluzione in piano nei prossimi mesi.
Ovviamente, in tale contesto è auspicabile un positivo scambio di opinioni con i Titolari degli STA, utile anche a raccogliere eventuali sollecitazioni/suggerimenti per possibili, futuri sviluppi di nuove funzioni.
Una seconda sessione (riservata agli operatori degli STA) avrà, invece, ad oggetto l’addestramento all’utilizzo delle nuove procedure.
Essa si svolgerà, di massima, la settimana successiva alla prima, in un giorno ricompreso tra lunedì e venerdì, in fascia oraria pomeridiana.
Le date, il luogo delle sessioni, gli orari definitivi, ecc. saranno, di volta in volta, comunicati agli STA dal Direttore del PRA di Riferimento che avrà il compito di organizzarle e di presiederle potendo contare sull’usuale supporto, per le materie di competenza, dei Referenti sul territorio delle Reti SSI e SGP.
Come d’uso, la presente Circolare sarà pubblicata nel Sito Tematico STA "Informativa o lettere circolari", accessibile da parte di tutti gli STA tramite connessione al Dominio ACI.
Nel ringraziare anticipatamente per la collaborazione si rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti e si inviano cordiali saluti.

IL DIRETTORE
Giorgio Brandi

Allegato A alla circolare del 05/10/2015

Piano di diffusione di Semplific@uto Ottobre-Novembre 2015